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Reembolso de Quilometragem: Guia Completo

20 de março de 2018 por Ticket Log em Gestão
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Reembolso de Quilometragem é a devolução de valores pagos pelo funcionário para deslocamento, em ocasiões relacionadas a trabalho. Com a formalização do processo de reembolso, você fica seguro em relação à legislação, evita pagamentos indevidos e oferece segurança aos funcionários.

O Reembolso de Quilometragem pode ser um motivo de desentendimentos e frustrações em uma empresa. Inúmeras vezes os funcionários podem não aceitar ou concordar com os valores recebidos, gerando conflitos desnecessários.

Além disso, se a empresa não tem uma Política de Reembolso para nortear seu processo, acaba reembolsando valores indevidos, aumentando – e muito! – o seu custo.

Quer simplificar o gerenciamento de reembolso e despesas? Fale com um especialista e otimize seu processo de pagamento por combustível.

Neste artigo você vai aprender tudo que precisa saber sobre reembolso, para otimizar o seu processo de trabalho, criar uma política transparente aos seus funcionários e reduzir os seus custos com a operação de reembolso.

Boa leitura!


O Que É Reembolso?

o que é reembolso de quilometragem

Reembolso é o termo que significa o ato de receber de volta um valor em dinheiro que foi emprestado, gasto em produtos que acabaram sendo devolvidos ou pago antecipadamente, em situações específicas.

Quando uma pessoa recebe um reembolso, ela está recebendo de volta um valor dispensado para algum consumo.  Reembolso também pode ser entendido como o pagamento pós-pago de uma remessa dos Correios – quando o destinatário paga, ao receber, pelo envio da correspondência.

No âmbito empresarial, por exemplo, é bastante comum o reembolso de despesas com viagem, despesas com deslocamento ou outras despesas corporativas.

Reembolso de Despesas Corporativas

É lei: a empresa precisa ser responsável pelas despesas relacionadas ao trabalho de seu funcionário.

Independentemente do tamanho da sua empresa, se você tem profissionais que viajam a negócios, utilizam veículo próprio, realizam reuniões fora do ambiente de trabalho, entre outros exemplos, você precisa reembolsá-los pelos valores gastos nestas ocasiões.

O reembolso de despesas corporativas envolve, portanto, a devolução dos valores financeiros gastos e comprovados (essa é a palavra-chave, não esqueça dela!) por um funcionário.

Essas despesas podem envolver alimentação, transporte, combustível, manutenção, hospedagem, etc.

Reembolso de Viagem

Tem funcionários que viajam a trabalho? Em muitos casos, é o funcionário quem acaba pagando, no ato da viagem, as despesas geradas por ela, como alimentação, hospedagem, transfer e outros.

É vital que o profissional guarde todos os recibos, para que, assim, possa solicitar o reembolso na empresa. Se o funcionário não apresentar a comprovação de alguma despesa, a empresa não tem obrigação de reembolsá-lo.

Esse processo, totalmente manual, é muito passível a erros. Atenção, portanto, é fundamental.

Reembolso de Quilometragem

O reembolso de quilometragem é, provavelmente, o mais comum. Equipes comerciais, vendedores, consultores e representantes, por exemplo, que utilizam veículo próprio para trabalhar, estão bastante acostumados com esse tipo de transação.

O que muitos não sabem, no entanto, é como calcular o km rodado.

Essa é a base para determinar o valor de reembolso, diferente dos modelos anteriores, em que o reembolso se dá, exclusivamente, mediante aprovação das notas fiscais.

A Ticket Log atua no segmento de gestão de despesas corporativas no Brasil, por meio de gestão de abastecimento, manutenção e outras soluções integradas.

Por sua expertise, trataremos neste artigo especificamente sobre o reembolso de quilometragem.

Por meio de suas soluções, você pode controlar e organizar suas despesas com veículos e, poderá contar com um sistema de gerenciamento de solicitações de reembolso.

Quer otimizar tempo e ser mais produtivo? Fale agora com um especialista e descubra como facilitar o gerenciamento de despesas.


Como Criar uma Política de Reembolso de Quilometragem

como criar uma política de reembolso de quilometragem

Estabelecer uma Política de Reembolso de Quilometragem é essencial para a organização financeira da empresa, além de, também, garantir o conforto e a segurança dos seus funcionários, já que eles terão conhecimento prévio dos regras e condições para o reembolso.

Desta forma, você conta com um documento para nortear todas as decisões, evitando desgastes, discussões e prejuízos.

O que é Política de Reembolso de Quilometragem?

A Política de Reembolso de Quilometragem é um documento onde constará uma série de condições, normas e condutas, firmadas entre a empresa e os seus funcionários.

Este documento irá balizar todas as decisões de reembolso.

Claro que você não pode desconsiderar o que a legislação considera como obrigatório. Mas você acrescentar aspectos importantes para garantir a segurança da empresa e dos funcionários, de comum acordo, evitando desgastes posteriores.

Alguns exemplos seriam:

  • tipos de despesas reembolsáveis: você pode listar as despesas que a empresa irá reembolsar, ou apenas listar as não reembolsáveis (algumas empresas não reembolsam gastos na loja de conveniência do posto, por exemplo);
  • teto de gastos: você pode determinar um custo máximo para as despesas, contanto que seja um máximo viável, considerando a distância que o funcionário irá percorrer.
  • prazo de pagamento: na Política de Reembolso de Quilometragem você também pode estabelecer um prazo para o reembolso, contado a partir da entrega das notas fiscais.

Vantagens da Política de Reembolso de Quilometragem

Quando a Política de Reembolso de Quilometragem é bem estrutura, ela irá ajudá-lo a conter gastos indevidos, pois existirão parâmetros para as decisões.

Outra vantagem bem importante é que ela protege a empresa em relação à justiça trabalhista.

Mas os benefícios da Política de Reembolso não são apenas esses.

Considerando que ela é suportada por auditorias e conferências que geram dados e relatórios, você terá condições de fazer uma excelente gestão de suas despesas. A longo prazo, sua empresa poderá criar projeções detalhadas, reservando o orçamento necessário para os reembolsos.

Outra vantagem importante tem a ver com os seus funcionários. Com uma Política de Reembolso de Quilometragem você transmitirá valores como transparência e confiança.

É essencial que os seus profissionais se sintam seguros de que serão pagos – ainda que existam regras para isso.

Com todas as cartas na mesa, os funcionários entenderão que não existe privilégios ou punições, estará consciente do seu papel nesse processo, e poderá, também, organizar melhor os seus gastos durante a viagem.

Criando uma Política de Reembolso de Quilometragem

crie uma política de reembolso de quilometragem

Agora que você já sabe o que é uma Política de Reembolso de Quilometragem, e qual a vantagem de se fazer uma, vamos para a parte prática.

Em apenas 4 Passos, vamos criar uma Política de Reembolso!

Passo 1 – Identifique os custos

Antes de mais nada, você precisa saber quais suas obrigações, como empresa, com os reembolsos.

A legislação prevê reembolso de custos com transporte e deslocamento, combustível e todas as despesas relacionadas a trabalho. No caso do reembolso de quilometragem, é preciso considerar tudo que envolve o carro, além do combustível, como manutenção, desgaste dos pneus e afins; além de custos com pedágio, por exemplo, no caso de viagens.

Passo 2 – Calcule o km rodado

Uma vez identificados os custos, é hora de calcular quanto você pagará pelo km rodado.

Esta é uma conta que pode gerar muita discussão entre funcionário e empresa. Isto porque o funcionário, diversas vezes, sente-se lesionado pelo valor reembolsado, acreditando que seus custos ultrapassam o valor estabelecido.

Para chegar a um valor confiável a pagar pelo km rodado, você precisa considerar diversas variáveis, que vão além do combustível em si.

Passo 3 – Crie um fluxo para reembolso

Com todos os cálculos realizados e decididos os valores para pagamento, é hora de criar um fluxo para o processo de reembolso.

Você precisa estabelecer responsáveis e datas para recebimento e conferência das notas, prazos para o pagamento ao funcionário, forma de pagamento, teto mensal, entre outras normas e condutas que você considere relevante – e que faça sentido para sua empresa.

Neste momento, você pode buscar opções para otimizar o seu tempo com todo esse processo, pagando despesas de transporte com Ticket Car, o cartão de abastecimento da Ticket Log.

Pague por combustível com Ticket Car e evite as notinhas! Solicite uma proposta e veja como é fácil simplificar sua rotina com uma mobilidade integrada.

Passo 4 – Informe seus funcionários

Com a Política de Reembolso de Quilometragem definida, você precisa divulgá-la.

Compartilhe com seus funcionários, explicando as decisões, justificando os cálculos e deixando-os tranquilos em relação ao processo. O objetivo desta etapa é ser transparente, conquistando a confiança e mostrando segurança aos seus profissionais.

Dessa forma será mais fácil conscientizá-los para que tomem a devida atenção com suas despesas, e evitar possíveis conflitos ou desentendimentos.


6 Dicas Para Evitar Fraudes no Reembolso de Quilometragem

reembolso de quilometragem - 6 dicas para evitar fraudes

Você sabia que as empresas perdem cerca de 8% do seu faturamento com desvios de funcionários? Isso acontece quando você reembolsa valores indevidos, por exemplo.

Se você não tem nenhum controle sobre os gastos, nem possui uma Política de Reembolso, que oriente sua tomada de decisão, você pode ser um alvo fácil para fraudes.

Para auxiliar, listamos 6 dicas que poderão ajudá-lo a prevenir situações indesejadas.

#Dica 01: Crie Uma Política de Reembolso de Quilometragem

Com uma Política de Reembolso de Quilometragem você estabelece regras e limites, organizando seu processo e evitando inúmeros gastos.

Não estamos querendo dizer que você deve desconfiar do seu funcionário. Mas processos são necessários para uma boa gestão, e você precisa ter controle sobre o dinheiro que sai da sua empresa, não é verdade?

#Dica 02: Faça Auditorias e Controle Seus Gastos

A partir do momento que você tem uma Política a seguir, você pode executar auditorias para confirmar se todos os requisitos desse processo estão sendo cumpridos.

A auditoria também poderá orientar quanto a oportunidades de ajustes na Política, conforme as observações e aprendizados obtidos na auditoria.

Crie relatórios para acompanhamento para analisar o funcionamento da sua operação de reembolso.

# Dica 03: Tenha um Bom Relacionamento Com Seus Profissionais

Esta é uma dica sempre útil, para quase tudo.

Um relacionamento próximo com a equipe ajuda para que todos se apropriem da cultura e dos processos de uma empresa. Isso inclui o caso da Política de Reembolso de Quilometragem.

Se você consegue ter um clima amigável, saudável e positivo, os seus profissionais serão mais conscientes e respeitarão as normas defendidas pela organização.

# Dica 04: Revise Sua Política com Frequência

A Política de Reembolso de Quilometragem não deve ser um documento sem versões. Pelo contrário!

Conforme você for realizando auditorias, acompanhando os ganhos e perdas, conscientizando seus funcionários e integrando o processo de reembolso ao dia-a-dia da empresa, você irá perceber inúmeras necessidades de ajustes – seja para criar novas regras, seja para exclui-las.

Portanto, não esqueça de revisar periodicamente sua Política, sempre incluindo a data da versão. É uma boa forma de verificar rapidamente quanto tempo faz que aquela versão está ativa, alertando-se para o momento de uma possível atualização.

# Dica 05: Automatize Seus Processos

Agora, imagine que você criou uma Política de Reembolso de Quilometragem, e que algum funcionário será responsável pelo processo de reembolso.

Já pensou todas as notas que ele precisará conferir, para confirmar se são ou não passíveis de reembolso?

Se sua empresa conta com uma grande equipe que utiliza seus veículos ou muitos profissionais que viajam constantemente, tenho certeza que você irá precisar de um funcionário dedicando, pelo menos, 1 dia inteiro para executar esse trabalho.

A intenção de ter uma política de reembolso é reduzir custos. Mas calcule o custo do profissional que ficará 32 horas por mês apenas conferindo notinhas. Não parece produtivo, não é mesmo?

Portanto, automatize o que for possível nesse processo. Além de economizar tempo de sua equipe, você terá muito mais segurança em relação aos dados e decisões.

# Dica 06: Centralize as Autorizações e Pagamentos

E por último, mas não menos importante: centralize os pagamentos.

Isso significa que você deve ter os pedidos, aprovações e transações centralizadas em um único sistema, se possível.

Imagine se um profissional deixa as notinhas físicas na sua mesa, o outro manda por e-mail e um terceiro avisa durante o cafezinho na copa que entregou há dias para seu colega, pois você não estava.

Confusão, não é mesmo?

Ruim para os dois lados: a empresa perde a organização e o controle, e o funcionário corre o risco de acabar extraviando alguma nota, deixando de ser reembolsado.

O mesmo vale para as aprovações e os pagamentos. Se você centraliza essas etapas em um ambiente, e o seu funcionário tem permissão para acessar este ambiente, ele mesmo pode acompanhar como está o processo do seu reembolso, ficando mais tranquilo.


Conclusão

Ter uma Política de Reembolso de Quilometragem é essencial para a gestão das despesas com reembolso de uma empresa, além de evitar conflitos com os seus funcionários.

Com um sistema que otimize o processo de solicitação, autorização e pagamento dos reembolsos, você garante segurança na execução destas solicitações, confiando que todas as regras estão sendo devidamente aplicadas, e reduz os custos operacionais dos seus funcionários responsáveis pelo processo.

Com mais agilidade, os seus funcionários também saem ganhando.

A Ticket Log atua no segmento de gestão de despesas corporativas no Brasil, por meio de gestão de abastecimento, manutenção e outras soluções integradas. Acumulando 25 anos de experiência, a Ticket Log se torna a marca mais completa do mercado nacional, entregando soluções em mobilidade para empresas de todos os tamanhos.

O cartão de abastecimento Ticket Car otimiza seus recursos e tempo, facilitando o pagamento de combustível e outras despesas veiculares. Esta solução é a garantia de uma mobilidade mais inteligente para as empresas e uma rotina mais produtiva para os funcionários.

Como é a experiência na hora de reembolsar os funcionários da sua empresa? Conte nos comentários!

Chega de juntar notinhas no fim do mês! Fale agora com um especialista e veja como abastecer com o cartão combustível Ticket Car.

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